董事高管未依法置备财务资料应当如何担责

作者/张德荣李斌王莉颖

（北京云亭律师事务所）

裁判要旨

公司执行董事未依法制作或保存《中华人民共和国公司法》第33条、第97条所列举的文件资料的，使股东的知情权受损并因此而影响股东作为公司投资人的决策权的，法院可依据责任人的违法程度等因素酌情确定赔偿额。

案情简介

一、赛迩福公司于年设立，孙燕任法定代表人及执行董事，程晋瑞任监事。年，赛迩福公司法定代表人、执行董事变更为程晋瑞，孙燕任监事。

二、年孙燕因知情权纠纷将赛迩福公司诉至法院，要求其提供自年至判决生效日的财务会计报告、股东会会议决议等供原告查阅和复制以及会计账簿和会计凭证供原告查阅。法院支持孙燕的全部请求。

三、知情权纠纷案进入执行程序后，因赛迩福公司暂时无法提供相关材料可供案件执行，导致执行程序终结。

四、随后，孙燕以程晋瑞作为公司执行董事、法定代表人、控股股东未依法履行职责，导致公司未依法置备公司文件，对孙燕的决策权、退股权、股东代表诉权、分红权均造成损失为由提起诉讼，要求程晋瑞赔偿50万元。

五、程晋瑞辩称，孙燕要求提供的财务资料产生于孙燕担任公司执行董事、法定代表人期间，孙燕对此应负责任；且孙燕应举证证明程晋瑞存在损害公司和股东利益的行为及造成孙燕损失的依据。

六、经上海嘉定法院一审，认为孙燕的知情权因程晋瑞行为受到损害，客观上影响孙燕作为公司投资人的决策能力，酌情判令程晋瑞赔偿孙燕损失5万元。

律师评析

本案系公司股东因无法行使股东知情权而提起的侵权损害赔偿之诉，争议焦点在于公司法定代表人、执行董事程晋瑞是否需要对股东孙燕承担损害赔偿责任，笔者认同法院判决程晋瑞赔偿损失的判决，理由如下：

一、负有置备公司文件材料职责的董事、高管未依法履职，应向受损的股东承担赔偿责任。在现代公司制度下，公司所有权与经营权分离，股东知情权是股东掌握公司管理和财务信息的重要保障。怠于置备公司文件的董高将直接侵害股东知情权，为股东行使其他股东权利带来信息与决策上的障碍，从而造成股东的损失。因此，在董事高管未依法制作、保存公司文件材料的情况下，股东有权追究具体责任人的侵权责任。

本案中，实际参与公司主要经营的程晋瑞，应对制作或者保存财务会计报告和公司会计账簿负有相应责任，因其怠于履行义务实际影响孙燕作为投资人的决策能力，给孙燕造成了损失。

二、法院可根据实际情形确定侵权的董事、高管承担损害赔偿责任的范围。股东的损失一般包括难以证明公司具备的可分配利润、难以证明公司具有的可分配剩余财产，以及因无法组织公司清算承担的赔偿责任等。在责任人员未提供相应证据的情况下，由股东对这些难以证明的损失提供计算依据较为困难。因此，法院可根据公司经营现状、股东持股比例、责任人违法程度酌定赔偿金额。

本案中，孙燕虽未提供其实际损失的计算依据，但其查阅权、知情权及作为出资人的决策能力受到根本损害，受侵害的权利应属于加害人负赔偿责任的范围。若因股东未提供损失计算依据而使得加害人不承担赔偿损失，则无法惩罚怠于履行勤勉义务的董高。因此，具体的赔偿数额可由法院进行酌定。

实务经验总结

一、对负有依法制作、保存公司文件材料的董事、高管来说，应按照法律及公司章程、内部规范妥善制作、保管相关的公司文件材料，并保留履职的相应证据。在诉讼中，注意以下要点以免除或减轻己方责任：（1）明确自身是依法制作或保存公司文件材料的直接责任人；（2）己方是否已依法履行置备文件材料的义务；（3）是否有其他责任阻却事由，例如因不可抗力而毁损、其他侵权人故意毁损公司材料等。

二、对公司股东来说，我们建议注意以下要点维护自己的权益：（1）可先提起股东知情权诉讼，将知情权诉讼中公司无法提供相关文件材料的事实、执行程序中公司无法执行的事实作为提起损害股东利益诉讼的重要证据。（2）从工商登记、公司章程、实际履职等方面证明对方当事人系置备公司文件材料的直接责任人。（3）尽量提供所遭受损失的计算依据，例如公司往年利润、分红情况等。

相关法律规定

《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国公司法〉若干问题的规定(四)》第十二条

公司董事、高级管理人员等未依法履行职责，导致公司未依法制作或者保存公司法第三十三条、第九十七条规定的公司文件材料，给股东造成损失，股东依法请求负有相应责任的公司董事、高级管理人员承担民事赔偿责任的，人民法院应当予以支持。

《中华人民共和国公司法》第三十三条

股东有权查阅、复制公司章程、股东会会议记录、董事会会议决议、监事会会议决议和财务会计报告。

股东可以要求查阅公司会计账簿。股东要求查阅公司会计账簿的，应当向公司提出书面请求，说明目的。公司有合理根据认为股东查阅会计账簿有不正当目的，可能损害公司合法利益的，可以拒绝提供查阅，并应当自股东提出书面请求之日起十五日内书面答复股东并说明理由。公司拒绝提供查阅的，股东可以请求人民法院要求公司提供查阅。

《中华人民共和国公司法》第九十七条

股东有权查阅公司章程、股东名册、公司债券存根、股东大会会议记录、董事会会议决议、监事会会议决议、财务会计报告，对公司的经营提出建议或者质询。

《中华人民共和国公司法》第一百六十四条

公司应当在每一会计年度终了时编制财务会计报告，并依法经会计师事务所审计。

财务会计报告应当依照法律、行政法规和国务院财政部门的规定制作。

《中华人民共和国公司法》第一百六十五条

有限责任公司应当依照公司章程规定的期限将财务会计报告送交各股东。

股份有限公司的财务会计报告应当在召开股东大会年会的二十日前置备于本公司，供股东查阅；公开发行股票的股份有限公司必须公告其财务会计报告。

以下为该案在法院审理阶段，判决书中“本院认为”就该问题的论述：

本院认为，根据法律规定及章程约定，置备财务会计报告和公司会计账簿是有限责任公司的法定义务，公司董事、高级管理人员等未依法履行职责，导致公司未依法制作或者保存财务会计报告和公司会计账簿给股东造成损失的，应承担民事赔偿责任。被告辩称，原告仅系名义股东并未出资，且在年9月10日前一直担任公司法定代表人及执行董事，后又任公司监事，应对-年间会计账簿和会计凭证的缺失应负个人责任，在原告无证据证明被告损害公司和股东利益及造成原告损失的情况下，应承担举证不能的后果。对此，本院认为，在案的执行裁定书、复议决定书均已表明赛迩福公司不能提供有关文件资料，且赛迩福公司不能提供资料非基于不可抗力的原因，故该情形在客观上导致原告无法查询、复制，进而对原告知情权造成损害，造成原告的损失。虽然在-年的大部分期间，被告未担任法定代表人及执行董事仅任监事，但被告表示原告仅是偶尔参与管理，公司主要经营一直由被告负责，故在此期间被告仍属高级管理人员，应对制作或者保存财务会计报告和公司会计账簿负有相应责任，故本院对此抗辩不予采信。被告另辩称，原告主张赔偿的依据为公司法司法解释四，而该司法解释于本案所涉-年会计账簿和会计凭证缺失之后施行，根据法不溯及既往的原则，该解释不能约束被告。对此，本院认为，因司法解释是对于现行法律在具体运用过程中的细化和解释，在此过程中并无创设新的法律规范，故司法解释对于被解释法律生效后，本解释施行以前的行为具有溯及力，故本院对此抗辩不予采信。关于原告的损失，本院认为，原告在-年的大部分期间担任公司法定代表人及执行董事，后又任监事，其对该期间财务会计报告和公司会计账簿亦负有制作或者保存的职责，导致上述材料缺失的，原告亦应承担相应责任。原告主张以50万元计算损失虽未提供计算依据，但考虑到原告的知情权确因被告行为受到损害，客观上影响了原告作为公司投资人的决策能力，故本院综合原、被告行为的违法程度等因素，酌情判令被告赔偿原告损失5万元。

案件来源

上海市嘉定区人民法院，孙燕与程晋瑞损害股东利益责任纠纷案。

延伸阅读

裁判观点一

公司董高未依法履行置备公司相关文件的职责导致股东无法行使股东知情权，客观上影响股东作为投资人的决策能力，法院可综合公司的经营情况、股东占股比例以及侵权人行为的违法程度等因素，酌情判令侵权人赔偿股东损失。

案例一：上海市松江区人民法院，熊芳与刘学军损害股东利益责任纠纷案认为：

本院认为，置备公司财务账簿是有限责任公司的法定义务。本案被告作为渝椒旺公司的执行董事，是制作、保管公司会计账簿的直接责任人。被告称公司筹备期间的相关账册被原告取走，但并未提供相应证据，本院不予采信。被告关于公司成立后没有开展经营的抗辩意见，有违自身法定义务，本院亦不予采信。

关于原告的损失，原告主张按照每年20,元的利润计算其损失，但未举证证明渝椒旺公司的盈利情况。相反，被告称渝椒旺公司不存在盈利，被告提供了其向案外人转包公司经营权、免费出借公司证照的凭证，结合各方在()沪民初号案件庭审中所作的陈述，本院认为被告的意见较为可信，原告所述的利润损失缺乏事实依据，本院无法采信。但考虑到被告未履行制作、保管会计账簿的法定义务使原告无法行使股东知情权，客观上影响了原告作为公司投资人的决策能力，本院综合渝椒旺公司的经营情况、原告占股比例以及被告行为的违法程度等因素，酌情判令被告赔偿原告损失10,元。

裁判观点二

公司执行董事应就公司依法制作或保存了财务会计报告、会计账簿等有关文件材料承担举证责任，且须对因其未依法履行职责导致股东难以证明公司有无可分配的剩余财产或利润等损失的部分承担举证责任，否则应承担举证不能的后果。

案例二：上海市第一中级人民法院，叶骅与周栋损害股东利益责任纠纷案认为：

本案系因叶骅作为A公司的股东因无法行使股东知情权而引发的侵权损害赔偿之诉。由于公司是否置备有关文件材料并非股东所能证明，故股东只对公司不能提供有关文件资料，导致其无法查询、复制的事实承担举证责任。现叶骅已提供证据证明，相关股东知情权诉讼判决生效后，因A公司未履行义务而被嘉定法院终结执行程序，且A公司的法定代表人周栋（即本案被上诉人）亦被予以司法拘留。故在此情况下，关于A公司依法制作或保存了相关财务会计报告、会计账簿和会计凭证的举证责任应当转移，周栋作为A公司的执行董事应当对此承担举证责任。其次......又鉴于周栋未能提供相关租赁合同及相关文件材料被查封的证据等，故周栋关于因办公场所被查封导致财务会计报告、会计账簿和会计凭证无法获得的辩解，缺乏事实依据，本院难以采信。综上所述，周栋作为A公司的执行董事就A公司已建立和保存了财务会计报告、会计账簿和会计凭证未能提供证据证明，应当承担举证不能的后果，其关于A公司已建立和保存了上述文件材料的主张，本院不予采信。

此外，因被上诉人周栋没有建立和保存A公司的财务会计报告、会计账簿和会计凭证，该行为导致叶骅作为A公司的股东无法通过行使股东知情权查阅、复制前述文件材料，并致其遭受了包括难以证明公司具备可分配利润并请求公司分配利润、难以证明公司具有可分配剩余财产并请求相应分配，以及因无法组织公司清算而依法应承担赔偿责任等带来的损失。对于上述“难以证明"的损失，一审法院要求叶骅承担举证责任，系举证责任分配不当。本院认为，周栋因其未依法履行职责，应当对A公司有无可分配利润或剩余财产等承担举证证明的责任。现周栋未能对此予以举证证明，应承担举证不能的后果......综合周栋作为A公司执行董事应当承担的职责，其在股东知情权诉讼中未反映上述公司文件材料“被查封"的情况，以及周栋在股东知情权案件执行过程中未如实陈述并最终被法院予以司法拘留的客观情况，本院酌定周栋应向叶骅支付10万元赔偿金。

裁判观点三

公司会计账簿丢失，股东无法举证证明公司董事高管系对公司文件资料负有相应制作或保管职责的人员，且股东也不能证明自身不负有相应责任的，则法院对股东请求董事高管承担赔偿责任的请求不予支持。

案例三：江苏省海门市人民法院，海门市万年燃气有限责任公司与陆善龙、季文兴损害股东利益责任纠纷案认为：

原告诉称根据《最高人民法院关于适用若干问题的规定（四）》第十二条......要求第三人联合公司法定代表人被告陆善龙，总经理季文兴承担联合公司因公司账册丢失而不能进行清算的民事赔偿责任。但根据年10月25日五家燃气公司签订的共同承包协议：“五家燃气公司一致同意作为共同承包者，在承包中享有同等的权利和义务，在承包中，共担风险，共负盈亏，所得利润平均分配，发生亏损平均承担。"且在公司经营过程中原告法定代表人袁达新系公司监事，根据年8月14日审计报告中所载案外人袁光辉等向联合公司出借的借款90万元都由袁达新保管，支出亦由袁达新支付，其在联合公司的经营过程中，亦是高级管理人员之一。而且根据原、被告及第三人陈述，在年8月14日审计报告作出后，公司原始账册去向无法确定，在庭审过程中，原告未提供证据证明海门立信会计师事务所在出具审计报告后将作为会计资料的公司账册交付于何人，何人因保管账册不力，致账册丢失。原告提供的公司章程等证据亦不足以证明联合公司法定代表人陆善龙，总经理季文兴在联合公司管理过程中，负有保管账册的义务。原告法定代表人袁达新作为公司监事，根据审计报告其实际掌控公司资金收入、支出，其亦无证据证明袁达新不负有保管账册的义务。综上，原告根据上述司法解释规定，要求两被告承担民事赔偿责任，证据不足，本院不予支持。